Andersen Legal in Greecee-Apostile: Διαθέσιμη πλέον η ηλεκτρονική επισημείωση της Χάγης μέσω gov.gr
Από τον Απρίλιο του 2006 έχει εκδοθεί εγχειρίδιο σχετικό µε την ηλεκτρονική σφραγίδα επισηµείωσης της Χάγης, το οποίο µετονοµάστηκε σε e-Apostille.
Από το 2012 άρχισε να εφαρμόζεται σταδιακά από αρκετά κράτη-µέλη της Σύµβασης της Χάγης.
Το πρόγραμμα προσφέρει ασφάλεια, απλούστευση διαδικασιών και οικονοµία, σύµφωνα µε τη Σύµβαση της Χάγης.
Το ηλεκτρονικό πιλοτικό πρόγραµµα (e-App) αποτελείται από δύο διαφορετικές πλατφόρµες:
– Την έκδοση ηλεκτρονικών Apostille χρησιµοποιώντας την τεχνολογία PDF ως προς την έκδοση και την υπογραφή µε τη βοήθεια ενός ηλεκτρονικού πιστοποιητικού.
– Δυνατότητα κάθε Αρµόδιας Αρχής να καταγράψει όλες τις επισηµειώσεις που αυτή εκδίδει, ανεξάρτητα αν αυτές έχουν εκδοθεί σε χαρτί ή σε ηλεκτρονική µορφή, σ έναν ηλεκτρονικό κατάλογο. Με αυτόν τον τρόπο µια εκδούσα αρχή µπορεί να ελέγξει την προέλευση του σχετικού Apostille άλλης αρχής.
Στις χώρες που έχουν υπογράψει τη σύμβαση της ΧΑΓΗΣ (Apostille) θα πρέπει στα δημόσια έγγραφα να υπάρχει η σχετική επισημείωση, διαφορετικά προξενική θεώρηση.
Τα έγγραφα που εξαιρούνται
Από τη διαδικασία επικύρωσης των εγγράφων με τη σφραγίδα της ΧΑΓΗΣ (Apostille) εξαιρούνται επίσης τα έγγραφα που προέρχονται από τις χώρες (Αυστρία, Ισπανία, Γαλλία, Ιταλία, Λουξεμβούργο, Ολλανδία, Πορτογαλία, Τουρκία και Πολωνία), καθώς έχουν υπογράψει Σύμβαση απαλλαγής επικύρωσης εγγράφων με την Ελλάδα. Απαραίτητη προϋπόθεση αποτελεί όμως να φέρουν ημερομηνία, υπογραφή και, ενδεχομένως, τη σφραγίδα της αρμόδιας Αρχής του κράτους που τα χορήγησε.
Η ψηφιακή διαδικασία
Με πρόσφατη απόφαση του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης οι πολίτες θα μπορούν πλέον, χωρίς την επίσκεψη σε δημόσια αρχή, να επισημειώσουν ηλεκτρονικά το έγγραφο που επιθυμούν να αποσταλεί στο εξωτερικό σε Φορείς της Χώρας που διαμένουν μέσω του https://e-apostille.gov.gr/απευθείας ή μέσω του gov.gr από την επιλογή Πολίτης και Καθημερινότητα / Ψηφιακά Έγγραφα gov.gr. Οι ενδιαφερόμενοι συνδέονται στο gov.gr με τους κωδικούς Taxisnet ή e-banking και πιστοποιούν το κινητό τους τηλέφωνο στο Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας (EMEπ).
Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας, το έγγραφο με την ηλεκτρονική επισημείωση αποστέλλεται ηλεκτρονικά στη θυρίδα του πολίτη. Ο πολίτης μπορεί να το αποθηκεύσει ή να το εκτυπώσει μέσω του my.gov.gr. Το αντίγραφο ενσωματώνει όλα τα χαρακτηριστικά εγκυρότητας του gov.gr (Κωδικό QR, Κωδικό ασφαλείας, Προηγμένη ηλεκτρονική σφραγίδα) και μπορεί να προσκομιστεί για κάθε νόμιμη χρήση.
Η εγκυρότητα της ηλεκτρονικής επισημείωσης e-Apostille μπορεί να επαληθευτεί στη διεύθυνση:https://e-apostille.gov.gr. Η επαλήθευση διατίθεται σε 3 γλώσσες (Ελληνικά, Αγγλικά, Γαλλικά). Το περιεχόμενο του εγγράφου για το οποίο εκδόθηκε το e-Apostille, μπορεί να επαληθευτεί στη διεύθυνση:https://docs.gov.gr/validate.
Η Σφραγίδα της Χάγης προστίθεται στο έγγραφο και διατίθεται σε 3 γλώσσες, Ελληνικά, Αγγλικά και Γαλλικά.
Η ηλεκτρονική επισημείωση με τη Σφραγίδα της Χάγης είναι αρχικά διαθέσιμη μέσω του gov.gr για τις ληξιαρχικές πράξεις και τα δημοτολογικά πιστοποιητικά, τα έγγραφα με τη μεγαλύτερη ζήτηση, ενώ μέχρι το τέλος του χρόνου προβλέπεται ότι θα επεκταθεί σε όλα τα έγγραφα που εκδίδονται μέσω του gov.gr, καθώς και για έγγραφα που αφορούν στην επιχειρηματικότητα, όπως η βεβαίωση έναρξης επιχειρήσεων.
H υπηρεσία σχεδιάστηκε για τη διευκόλυνση των Ελλήνων του εξωτερικού, οι οποίοι μέχρι και σήμερα υποβάλλονταν σε χρονοβόρα γραφειοκρατία για έγγραφα που απαιτούνταν να προσκομισθούν σε αρχές των κρατών διαμονής τους.
Το άρθρο δημοσιεύτηκε στο capital.gr
Since April 2006, a manual related to the electronic Hague Apostille Stamp has been issued, which has been renamed to e-Apostille. From 2012, it began to be gradually implemented by several member states of the Hague Convention. This program offers security, process simplification, and cost savings, in accordance with the Hague Convention. The electronic pilot program (e-App) consists of two different platforms: issuing electronic Apostilles using PDF technology for issuance and certification with the help of an electronic certificate, and the ability for each Competent Authority to record all Apostilles issued, whether on paper or in electronic form, in an electronic catalog. This way, an issuing authority can verify the origin of the relevant Apostille from another authority. In countries that have signed the Hague Convention (Apostille), the relevant annotation must appear on public documents; otherwise, they may require consular certification.
Documents Exempted
Documents originating from countries (Austria, Spain, France, Italy, Luxembourg, Netherlands, Portugal, Turkey, and Poland) that have signed the document authentication exemption agreement with Greece are also exempt from the Apostille process. However, these documents must bear a date, signature, and, if applicable, the seal of the competent authority of the issuing state.
The Digital Process
In a recent decision by the Ministry of Digital Governance, citizens can now electronically apostillize documents they wish to send abroad to Hague Convention authorities without visiting a public authority. This can be done directly via https://e-apostille.gov.gr or through gov.gr under “Citizen and Everyday Life / Digital Documents gov.gr.” Interested individuals can log in to gov.gr using their Taxisnet or e-banking codes and confirm their mobile phone number in the National Communication Register (EMEp). Upon completing the process, the electronically apostillized document is sent to the citizen’s inbox. The citizen can save or print it via my.gov.gr. The copy includes all the security features of gov.gr (QR code, security code, advanced electronic seal), making it suitable for any legal use.
The validity of the e-Apostille can be verified at https://e-apostille.gov.gr, and the content of the document for which the e-Apostille was issued can be verified at https://docs.gov.gr/validate. The Hague Apostille Stamp is initially available for civil acts and certificates, documents with the highest demand. However, by the end of the year, it is planned to be expanded to all documents issued through gov.gr, as well as for documents related to business, such as certificates of business establishment.
This service was designed to facilitate the process for Greeks living abroad, who, until now, were subjected to time-consuming bureaucracy to obtain documents required by authorities in their countries of residence.